Las organizaciones en la sociedad del conocimiento requieren de sistemas de información eficientes e integrados y que permitan la gestión no solo de la información, sino también del conocimiento, incorporando las mejores prácticas para facilitar la toma de decisiones, la optimización de recursos y la alta gestión de los recursos empresariales. Para lograr esta meta, se utiliza una serie de tecnologías que permiten el logro del mismo: ERP y su extensión a EPM, CRM, SCM, KM, BI...
En este artículo vamos a destacar los siguientes conceptos:
- e-business o Negocio electrónico
- Business Inteligence o Inteligencia del negocio
- Knowledge Management o Gestión del conocimiento
- Gestión documental
El e-business (negocio electrónico) es un término general con el que se denomina a la realización de procesos empresariales mediante medios electrónicos.Este modelo de negocio lleva a la mejora de las relaciones comerciales entre empresas, componentes de la cadena de suministro, actuaciones de soporte técnico, servicios posventa, educación, transacciones bancarias, comunicación con empleados, relación con los administradores, etc. Por tanto, los propios sistemas de gestión empresarial implementados en la organización (ERP, CRM, SCM, EPM) deben proporcionar posibilidades de comunicación por Internet que habiliten a la organización para la aplicación de un modelo de negocio e-business como complemento a su actividad.
Video en el que asesoran sobre el e-commerce como negocio rentable
Business Inteligence o Inteligencia del negocio
No es posible obtener éxito en un negocio si no se actúa con una estrategia bien definida y de manera inteligente; para ello se precisa conocer adecuadamente el entorno en que se desenvuelve la organización, tanto el interno como el externo.
La Inteligencia de Negocio es la capacidad y función de reunir y analizar datos para obtener y difundir información relevante sobre el ambiente externo y las condiciones internas de la organización de modo sistemático y organizado, que permita crear conocimiento apto para la toma de decisiones y la orientación estratégica.
En los sistemas de inteligencia del negocio intervienen tres elementos:
- Datos. Son elementos primarios de información que, por sí solos, son irrelevantes como apoyo a la toma de decisiones. Pueden provenir de fuentes externas o internas a la empresa, pudiendo ser de carácter objetivo o subjetivo, o de tipo cualitativo o cuantitativo, etc.
- Información. Es un conjunto de datos procesados y que tienen un significado (relevancia, propósito y contexto), y que por lo tanto son de utilidad para quien debe tomar decisiones. Los datos se pueden transformar en información añadiéndoles contextualización, categorización, cálculos, correcciones y acumulación.
- Conocimiento. Es el conjunto de información utilizada en el proceso de la toma de decisiones. Es una mezcla de experiencia, valores, información y habilidades que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Se origina y aplica en la mente de los conocedores.
Elementos y características de una solución software BI
1)Servidores de base de datos relacionales: Aportan el primer nivel de obtención de datos a partir del cual podemos crear información y conocimiento mediante el resto de herramientas que vamos a ir revisando.
2)Reporting. Los informes son usados para generar reportes estáticos altamente personalizados destinados a ser distribuidos a muchos destinatarios. La generación de informes se reduce a la definición de vistas en la base de datos.
4)OLAP(on-line analytical processing). Proporcionan un acceso multidimensional a los datos; contienen capacidades elevadas de cálculo
y técnicas de indexación especializadas. Permiten a los usuarios fraccionar sus datos planteando consultas sobre diferentes particularidades o dimensiones.
5)Cuadro de mando integral oestratégico(balanced scorecard). Este modelo parte de que la estrategia de la empresa es el punto de referencia para todo proceso de gestión interno.
6)Data marts. Repositorios personalizados en función del análisis de datos de interés para un grupo específico de trabajadores o área de la empresa.
7)Data mining(minería de datos). Son herramientas de extracción de conocimiento útil, a partir de la información contenida en las bases de datos de cualquier empresa.
8)Data warehouse. Es una gran colección de datos que recoge información de múltiples sistemas fuentes o sistemas operacionales dispersos, y cuyo objetivo se centra en la toma de decisiones.
9)Executive information systems(EIS). Sistemas de información ejecutiva.
10)Decision support systems(DSS). Sistemas de apoyo a la toma de decisiones.
Knowledge Management o Gestión del conocimiento
La gestión del conocimiento (KM) es el proceso sistemático y explícito de capturar la experiencia
individual o colectiva de una organización, independiente del medio en el cual se encuentra, de modo que se pueda distribuir o dejarlo accesible a todas aquellas personas a las cuales le es útil.
Características:1) Generación de almacenes de conocimiento sobre sistemas simples o complejos:
2) Acceso rápido a esos almacenes, sea de manera pública o bien, mediante restricciones departamentales.
3) Fomentar su difusión y enriquecimiento mediante la participación de todos los implicados.
Business intelligence (BI) se diferencia de la gestión del conocimiento (KM) en que ofrece una aproximación más estructurada a la toma de decisiones, orientada a problemas determinados y dirigida a la integración y análisis de información de áreas de negocio concretas. La gestión del conocimiento está orientada a contenidos y procesos.
Gestión documental
Se entiende por gestión documental el conjunto normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Componentes de la gestión documental
Metadatos
Almacenar información del propio documento: fecha de creación, autor, tamaño, propiedades, compañía, materia que trata…
Integración
Integración de todo tipo de documentos en la misma aplicación de gestión de forma que un usuario pueda crearlo, abrirlo, editarlo, guardar nueva versión, todo sin salir de la aplicación.
Captura
Posibilidad de obtener y digitalizar documentos como imágenes, o textos que se tienen en papel u otros formatos, escaneándolos.
Indexación
Consiste en poner identificadores únicos a los documentos de forma que sean más sencillos de localizar.
Almacenamiento
Almacenamiento de los documentos electrónicos, en una base de datos. Contemplará funcionalidad para definir cuánto tiempo se mantienen, cómo hacer migraciones a otro sistema de almacenamiento, sistema de copias de seguridad, para recuperar en caso de fallo del primer sistema.
Recuperación
Herramientas para recuperar un determinado archivo almacenado.
Distribución
La aplicación deberá proporcionar un canal de distribución de los archivos, en caso de que estos deban ser distribuídos.
Seguridad
La aplicación debe garantizar que los documentos tengan el nivel de seguridad adecuado.
Workflow
El flujo de transmisión de los documentos se define por parte de la organización. La aplicación debe ser capaz de manejar los flujos definidos por la organización y seguirlos de forma automática.
Colaboración
En muchos casos, los documentos no serán tarea de una sola persona, si no que habrá varias trabajando en el mismo. En este caso, la aplicación debe proporcionar un soporte para que las actualizaciones que se hacen sobre un documento no se alteren mutuamente, es decir, que dos personas no puedan, por ejemplo, editar la misma parte de un documento simultáneamente.
Control de versiones
Como muchas personas pueden trabajar sobre el mismo documento, es necesario llevar un control de versiones del mismo. Cada vez que un documento se modifica se guarda un histórico con el autor y los cambios realizados. Este histórico, además del control, permite volver a versiones anteriores, en caso de que una nueva modificación no sea aceptada.
Ventajas y desventajas
Implantar un sistema de gestión documental tiene las siguientes ventajas y desventajas:
Ventajas - Sencillez y accesibilidad: de una forma sencilla y rápida se tiene acceso a toda la documentación de la empresa.
- Seguridad: la información se encuentra más segura contra pérdidas, y contra accesos no autorizados.
- Ahorro: reducción del espacio de almacenamiento, y del tiempo empleado en hacer búsquedas y en almacenar información.
- Uso compartido: La documentación es accesible por todos y como recurso colectivo. Esto evita duplicaciones, gastos en copias, etc.
- Productividad mejorada: la productividad mejora al tener un acceso más eficiente y rápido a la información.
Desventajas
- Coste de implantación: Implantar uno de estos sistemas puede suponer un alto coste económico.
- Tiempo de implantación: si el volumen de datos a introducir en el sistema la primera vez es muy grande, puede llevar mucho tiempo y recursos esta digitalización
Fuentes:
- Apuntes de la UOC : http://cvapp.uoc.edu/autors/MostraPDFMaterialAction.do?id=174746&ajax=true
- http://marcelagestiondocumental-marcela.blogspot.com.es/2011/07/historia-gestion-documental.html
- http://www.ekontsulta.net/ekontsulta/wiki/index.php/Gesti%C3%B3n_documental
- http://churriwifi.wordpress.com/2009/11/24/2-5-kms-knowledge-management-system-o-sistemas-para-gestion-del-conocimiento/
- http://es.wikipedia.org/
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